24e conférence annuelle du MELCOM International / 24th annual conference of MELCOM International

 

 

TABLE RONDE / ROUND TABLE (28 mai / May 2002)

Animée par Nathalie Rodriguez

Bibliothèque inter-universitaire des langues orientales (BIULO), Paris

Secrétaire du MELCOM International

 

 

Vers un réseau d’échange des autorités auteurs et titres arabes

 Towards an exchange network of Arabic authority records

 

 

COMPTE RENDU / REPORT

 

par Annick BERNARD, conservateur général honoraire des bibliothèques

organisatrice de la table ronde / organiser of the round table

annick.henr.bernard@wanadoo.fr)

 

 

 

1.     Objet de la table ronde / Subject of the round table

 

La session est consacrée aux « Autorités auteurs et titres arabes » : ceci exclut les vedettes matières.

 

This session is dedicated to Arabic author and title authority records ; it does not deal with subject headings.

 

 

2.  Contexte / Background

 

Le projet de table ronde sur les « Autorités auteurs et titres arabes » répond à une préoccupation née d’un contexte international diversifié dans lequel :

 

§         en France et en Belgique

o                               le Système universitaire de documentation (SUDOC), outil de catalogage partagé aujourd’hui opérationnel dans 113 bibliothèques universitaires françaises, doit migrer vers UNICODE en 2003 ;

o                               la Bibliothèque nationale de France, dont le système de gestion du catalogue BN-OPALE PLUS est aujourd’hui opérationnel pour la production comme pour la consultation, peut maintenant se préparer à traiter la question des caractères non latins ;

o                               la création sur le site parisien de Tolbiac du Pôle Langues et civilisations du monde, dont la bibliothèque récemment nommée BULAC (Bibliothèque Universitaire des LAngues et Civilisations).doit ouvrir au public en 2007, a donné lieu à une réflexion élargie concluant à la nécessité pour celle-ci d’un catalogue multi-écritures accessible à un large public aussi bien qu’aux chercheurs ; les recommandations émises par le groupe de travail s’appliquent à l’ensemble des BU françaises ;

o                               la bibliothèque de l’Institut du monde arabe (IMA) a, depuis sept ans, constitué un fichier d’autorité bi-alphabétique recensant plus de 9000 auteurs accessibles par une double vedette latin / arabe et de multiples formes de renvoi ; l’IMA prépare sa migration sur un système autorisant l’usage d’outils bibliographiques normalisés et permettant de rendre accessibles sur Internet le catalogue, le fichier d’autorité auteurs et le thésaurus ;

o                               des bibliothèques comme celles de l’Université catholique de Louvain ont un catalogue véritablement multi-alphabétique ;

 

o                               plusieurs initiatives ont vu le jour : par exemple pour les auteurs marocains ou les classiques anonymes de la littérature arabe ;

o                               les bibliothèques se dotent de, ou prévoient d’acquérir des systèmes de gestion de bibliothèques respectant la normalisation internationale, capables de traiter les caractères non latins et d’assurer une véritable gestion d’autorité : Bibliotheca Alexandrina ; bibliothèques américaines du Caire, de Beyrouth, de Sharjah ; appels d’offres en cours en Tunisie ; dossiers en cours au Maroc ;

o                               plusieurs bibliothèques nationales se déclarent prêtes à jouer le rôle qui leur revient dans le recensement des auteurs nationaux ;

 

 

 

 

 

 

 

Le moment était donc venu de lancer une réflexion sur les conditions propres à instaurer la compatibilité des données d’autorité auteurs, garantes de la cohérence des catalogues.

 

The idea of this round table emerged from an international context, the main features of which are listed below :

 

 

o                               the Système universitaire de documentation (SUDOC), the French university libraries cataloguing network, shared by 113 libraries, is due to implement UNICODE next year ;

o                               the Bibliothèque nationale de France, its new cataloguing system BN-OPALE PLUS now fully operational, is preparing for upgrading it with non Roman character sets ;

o                               the future Bibliothèque universitaire des langues et civilisations (BULAC) is due to open in 2007 in the Parisian area of Tolbiac near the BnF and a report on practices and rules for cataloguing documents in non Roman scripts resulted in a set of recommendations to be adopted by all the French university libraries ;

o                               the Institut du monde arabe (IMA) library has built a bi-alphabetic authority file now consisting of more than 9000 authors that can be accessed by a twin Latin / Arabic heading and a large number of variant forms ; the library will move its databases to a new system consistent with bibliographic and technical standards : this will make the IMA catalogue, authority file and thesaurus accessible via the Internet ;

o                               such libraries as the Université catholique de Louvain libraries run now a truly multi-script catalogue.

 

 

o       several projects have been launched : for example, building a Moroccan authors bibliographic file, or a list of Arabic literature anonymous classics ;

o       some libraries have bought or are going to buy a new generation of integrated library system, capable of coping with international standards inclusive of true authority file management : such is the case with Bibliotheca Alexandrina, American university libraries in Beyrouth, Cairo and Sharjah ; bids are in process in Tunisia for the university libraries network as well as for the national library ; several projects exist in Morocco ;

o       some national libraries are prepared to play their part in collecting information on national authors ;

 

§         for the last ten years, at a European scale or within an IFLA working group, national and research libraries have defined and promoted conditions of access and re-use of national authority records ;

 

§         this subject now reaches beyond the domain of libraries to cope with archives and museums domains ;

 

§         building a website has become so cheap that libraries world wide can show results obtained with temporary systems ;

 

§         the use of Z39.50 protocol is more and more common so that many library catalogues can be accessed through the web ; also virtual union catalogues are made possible ;

 

§         retrospective conversion is in process in several libraries ;

 

 

Time was thus ripe to launch discussion on the conditions necessary for achieving compatibility of authority data, so that the consistency of catalogues could be guaranteed.

 

 

3. Principes à promouvoir pour favoriser l’accessibilité et la réutilisation des données d’autorité / Principles to be adopted in order to boost access and re-use of authority records

 

1er principe : s’accorder sur les définitions

 

Bien distinguer les notions « vedette d’autorité », point d’accès principal contrôlé à la notice bibliographique, et « notice d’autorité », qui, par les notes qu’elle contient, identifie de façon précise la vedette d’autorité, justifie le choix de la forme retenue et permet une utilisation pertinente de celle-ci. La notice d’autorité constitue une source d’information par elle-même. Le « fichier d’autorité », outil de gestion du catalogue, rassemble les notices d’autorité et gère les liens entre elles. Par ses liens avec le fichier bibliographique, il permet que toute modification ou ajout aux notices d’autorité se reporte automatiquement dans les notices bibliographiques liées.

 

Principle n° 1 : agreeing on definitions

 

The following should be agreed upon :

-         authorized heading : main controlled access point to a bibliographic record ;

-         authority record : besides an authorized heading and variant / related forms, an authority record contains notes that distinguishes the authorized heading, justifies why it was chosen, and gives any necessary information to use it accurately ; an authority record can be used as an information source by itself ;

-         authority file : a facility for managing the catalogue,  it consists of authority records and manages existing links between them ; through its links to the bibliographic file, any change to an authorized heading in an authority record is automatically transferred to the bibliographic records linked to this authority record.

 

 

2ème principe : répartir les responsabilités pour répartir les efforts

 

Conformément aux principes du Contrôle bibliographique universel de l’IFLA (1979), les agences bibliographiques nationales (bibliothèques nationales ou établissements faisant fonction), qui ont pour mission de collecter le dépôt légal et d’établir la bibliographie nationale, ont aussi la responsabilité de produire et de diffuser le fichier d’autorité national pour les auteurs, les collectivités et les œuvres anonymes.

Une certaine ambiguïté s’attache à la notion de fichier national pour les auteurs puisque celle-ci peut s’appliquer à la fois aux auteurs dont la nationalité est attestée, et à l’ensemble des auteurs publiés dans le pays, tel que l’agence bibliographique en a connaissance par le dépôt légal.

D’autres acteurs, par leurs responsabilités propres - catalogues collectifs ou établissements spécialisés -, produisent des fichiers d’autorité qui peuvent couvrir un champ non traité par ailleurs : catalogues rétrospectifs, auteurs de pays où il n’existe pas encore de fichier national.

 

Principle n° 2 : sharing responsibilities to spare resources

 

According to IFLA Universal bibliographic control (UBC) principles (1979), national bibliographic agencies (national libraries or acting institutions), in charge of collecting legal deposit and producing national bibliographies, are also responsible for producing and giving access to a national name authority file for personal authors, corporate bodies and anonymous classics. The idea of a national author is somewhat ambiguous, as it may apply both to authors whose nationality is confirmed, and to any author whose book is published inside the country, as shown by the way of legal deposit. According to their responsibilities, whether they run a union catalogue or a special collection, institutions other than those mentioned above may also produce authority files the coverage of which can be original up to a point, as, for example, in the case where they include authors from countries without a national name authority file.

 

 

3ème principe : adopter une méthode, des normes et s’appuyer sur des outils

 

Structurer les données pour les rendre faciles à comprendre et à réutiliser. Distinguer les types de notices d’autorité. Etablir les règles d’affichage à partir d’informations codées (cf. UNIMARC Autorités, ou les autres  formats de la famille MARC).

Selon le cas, procéder par création originale complète ou par récupération, voire copie, à partir de sources accessibles et fiables.

Adopter  le protocole Z39.50 (Bath Profile / Profil de Bath) pour l’accès à distance.

Adopter UNICODE pour la codification des caractères.

 

Principle n° 3 : conforming to methods, applying standards and using existing reference tools

 

Give appropriate structure to authority data to have them easily understood and re-used. Distinguish types of authority records. Display authority records according to coded fields and sub-fields (cf. UNIMARC Authorities format, or other MARC Authorities formats).

Depending on the case,  either create new authority records, or download / copy existing authority records from reliable sources.

Implement Z39.50 Protocol Bath Profile for distant access.

Use UNICODE standard for coding character sets.

 

 

4ème principe : poursuivre la réflexion  internationale sur les données d’autorité

 

Les travaux internationaux en cours cherchent à proposer des solutions pour résoudre les obstacles à l’échange ou à la récupération de notices d’autorité. La modélisation des données d’autorité est une piste prometteuse dans le cas du multi-alphabétisme, puisque chaque entrée pourrait recevoir la même valeur d’utilisation.

 

Principle n° 4 : continuing international work on authority data

 

Work in progress is dedicated to finding solutions that can solve difficulties in exchanging or re-using authority data. Much is expected from modelling authority data, since each entry of a multi-script record could be assigned the same value of usage.

 

 

4. Discussion / Debate

 

Au cours de la discussion ont été abordés la translittération et le choix des vedettes.

Romanization and choice of headings were discussed.

 

Translittération / Romanization

Trois points sont soulevés par les participants :

 

En synthèse du débat, on peut dire que :

 

Three points were raised by the attendees :

 

The debate may be summarized as follows :

 

 

Choix des vedettes pour les auteurs classiques : forme savante ou forme courante ?

 Authority heading for classical authors : which form is to be used ?

 

La Bibliothèque nationale de France, bibliothèque encyclopédique et accessible, outre les chercheurs et les professionnels, à un large public, a fait choix de la forme française courante comme vedette d’autorité. Le Système universitaire de documentation (SUDOC) offre pour le moment le même choix. Les bibliothèques spécialisées souhaitent pouvoir récupérer directement dans leur catalogue la forme savante en vedette d’autorité, par exemple Ibn Sina au lieu de Avicenne.

 

The Bibliothèque nationale de France, an encyclopedic library serving a large audience as well as the academic and professional community, opts for the commonly used French form of a name as an authority heading. Up to now, the Système universitaire de documentation (SUDOC) has been following this model. French special libraries would rather download the learned form of a name as an authority heading, as in the case of Ibn Sina instead of Avicenne for example.

 

 

5. Résolutions / Resolutions

 

Ø      Les principes énoncés comme nécessaires pour favoriser l’échange ou la réutilisation des notices d’autorité recueillent l’assentiment général.

 

Ø      Les participants étant d’accord pour poursuivre les travaux sur le thème abordé par la table ronde, le MELCOM international fera le point régulièrement sur leur avancement et soutiendra toute initiative allant dans ce sens.

 

Ø      Pour faciliter l’échange d’idées et la discussion entre les participants, la faisabilité technique d’une liste de discussion, ou d’un forum sur le site du MELCOM, sera étudiée.

 

Ø      L’utilité d’une étude préalable à la mise en place d’un réseau d’échange des autorités auteurs et titres arabes est confirmée. Quelques participants en établiront le cahier des charges et exploreront les possibilités de réalisation et de financement.

 

 

Ø      Principles stated as necessary conditions to favour exchange or re-use of authority headings are supported unanimously by the attendees.

 

Ø      The attendees agree on following up with the subject of this round table, while MELCOM International accepts to review work in progress regularly and provide support to initiatives serving the same purpose.

 

Ø      To make it easier for the attendees to discuss ideas and share experiences, technical feasibility of a discussion list, or of a forum on the MELCOM International web site, will be examined.

 

Ø      The assembly concludes that a feasibility study on setting up a network for Arabic author and titles authorities is needed. A small team of volunteers will write a specifications document and explore existing possibilities required for carrying out and financing this study.

 

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